De juridische startchecklist: 7 zaken geregeld voor je eerste factuur

Je hebt het bedacht. Je businessplan staat. Je website is bijna klaar. En dan... botst je enthousiasme op een muur van juridische verplichtingen waar niemand je over vertelde.

Elke week zien we starters die zich verslikt hebben in BTW-aangiftes, sociaalrechtelijke verplichtingen of contracten die ze ondertekenden zonder erbij stil te staan. Niet omdat ze dom zijn, maar omdat niemand hen vertelde waar ze op moesten letten.

Deze checklist geeft je 7 juridische aspecten die je móet regelen voordat je start. Geen jargon, geen theorie. Gewoon feiten die je €5.000 en maanden stress kunnen besparen.

1. Rechtsvorm kiezen: eenmanszaak of vennootschap?

De vraag die iedereen stelt, maar waar weinig mensen het juiste antwoord op krijgen.

Eenmanszaak:

• Start morgen, amper oprichtingskosten (enkel KBO en BTW registratie)

• Alleen, je bent persoonlijk aansprakelijk.

• Schulden van je zaak = schulden op je privévermogen, maw geen verschil tussen zakelijk en privé geld

• Ideaal voor: lage risico's, weinig investeringen, testen van concept

Vennootschap (BV):

• Oprichtingskosten: vanaf €1.400 (notaris + publicatie)

• Beperkte aansprakelijkheid: schulden blijven bij de vennootschap

• Meer administratie, verplicht boekhouden

• Ideaal voor: hogere risico's, investeren, klanten die enkel met vennootschappen werken

Veel starters kiezen een eenmanszaak "om te testen" en blijven daar 5 jaar in hangen. Ondertussen groeit hun risico (personeel, grote klanten, schulden) maar hun bescherming niet.

Start als eenmanszaak als je risico's laag zijn. Switch naar vennootschap (BV) zodra je personeel aanneemt, grote investeringen doet (machines, stock) of schulden opbouwt die je privé niet kan dragen. Wat ook kan is het statuut "bv in oprichting", onbekend is onbemind!

2. BTW-registratie: wanneer móét het, wanneer mag het?

BTW is geen keuze als je omzet boven €25.000 gaat. Maar veel starters weten niet dat ze zich ook vrijwillig kunnen registreren.

Verplicht BTW-plichtig:

• Omzet > €25.000/jaar

• of je levert diensten aan andere BTW-plichtigen in België

Vrijwillig BTW-plichtig:

• Je mag je ook onder €25.000 registreren

• Voordeel: je recupereert BTW op aankopen (materiaal, laptop, kantoor)

• Nadeel: meer administratie (kwartaal aangiftes)

We zien starters die onder de vrijstelling blijven omwille van "minder administratie". Ondertussen kopen ze een laptop van €2.000, een bureau van €1.500 en materiaal voor €5.000. Hadden ze zich BTW-plichtig gemaakt: €1.785 teruggekregen.

Registreer je vrijwillig als BTW-plichtige als je de eerste 2 jaar flink investeert (materiaal, website, tools). Je recupereert 21% van alles wat je koopt. De registratie moet VOOR je eerste factuur verstuurt. Te laat = boete.

3. Sociaal statuut: welk fonds, welke bijdragen?

Je moet aangesloten zijn bij een sociaal verzekeringsfonds. Geen keuze, geen uitzonderingen.

Hoe werkt het:

• Je kiest een fonds (Xerius, Acerta, Liantis, Partena, ...)

• Je betaalt kwartaalbijdragen op basis van je inkomen

• Eerste 3 jaar: verminderde bijdragen (€770/kwartaal in 2025)

• Daarna: variabele bijdragen op basis van je winst

Wat het dekt:

• Pensioen (beperkt, heel beperkt)

• Ziekteverzekering

• Kinderbijslag als zelfstandige

• Niet: inkomensgarantie bij ziekte (daarvoor: aanvullende verzekering nodig)

Veel starters vergeten dat sociaal statuut ≠ volledige bescherming. Bij langdurige ziekte (3 maanden) val je terug op €60/dag. Dat is €1.800/maand. Kan jij daarvan leven?

Sluit een aanvullende inkomensverzekering af (€30-60/maand) die ziekte, arbeidsongeschiktheid en invaliditeit dekt. Doe dit VOOR je start. Een lagere premie krijg je als je gezond bent.

4. Verzekeringen: wat is verplicht, wat is noodzakelijk?

De vraag is niet "heb ik dit nodig", maar "kan ik het me permitteren dit niet te hebben".

Verplichte verzekeringen:

• Beroepsaansprakelijkheid (BA): voor veel beroepen verplicht (bouw, consultancy, ...)

• Brandverzekering kantoor/magazijn: als je huurt (verhuurder eist dit)

• Autoverzekering: omnium als je zakelijk rijdt (fiscaal aftrekbaar)

• Arbeidsongevallenverzekering: vanaf je eerste personeelslid

Niet verplicht, maar cruciaal:

• Rechtsbijstand: €150/jaar, dekt juridische kosten tot €25.000

• Cyberverzekering: als je klantdata verwerkt (GDPR-boetes lopen op tot €20.000)

• Bedrijfsschade: dekt omzetverlies als je door ziekte/brand niet kan werken

Voorbeeld: starter werkt vanuit huis, heeft geen BA. Klant stapt naar rechtbank wegens "gebrekkige dienstverlening". Rechtszaak kost €8.000. Starter heeft geen rechtsbijstand. Failliet.

Pak minimaal: BA (€300-500/jaar), rechtsbijstand (€150/jaar) en inkomensverzekering (€30-60/maand). Totaal: €900/jaar. Minder dan wat je uitgeeft aan software.

5. Algemene voorwaarden: waarom dit essentieel is

Je levert een dienst/product → je klant betaalt niet → jij gaat naar rechtbank → rechter vraagt "waar staan jullie afspraken?" → jij: "eh, mailverkeer?" → rechter: "volgende."

Algemene voorwaarden zijn geen luxe. Ze zijn je juridische reddingsboei.

Wat erin moet staan:

Betalingstermijn:

• B2B (professionele klanten): geen minimum (contante betaling mag), maximum 60 dagen

• B2C (particulieren): vermeld de herroepingstermijn van 14 dagen + betalingsvoorwaarden

Wat gebeurt bij laattijdige betaling? (intrest, invorderingskosten)

• Let op: B2B en B2C hebben verschillende regels voor interest en kosten

Wie is aansprakelijk bij schade? (en tot welk bedrag)

Hoe kan een klant annuleren? (en tegen welke kost)

• Bij B2C: verplicht herroepingsrecht van 14 dagen vermelden

Welk recht is van toepassing? (Belgisch recht)

Voorbeeld: starter heeft geen algemene voorwaarden. Klant betaalt 3 maanden te laat. Starter stuurt aanmaning. Klant: "Waar staat dat ik interest moet betalen?" Starter: "Nergens." Klant: "Dan betaal ik het niet."

Laat algemene voorwaarden opstellen door jurist (ongeveer €500-800 eenmalig) of gebruik een template en laat die nalezen. Vermeld op ELKE offerte: "Geldig onder onze algemene voorwaarden (zie website)" en publiceer ze op je website. Vermeld ook op factuur de link naar je algemene voorwaarden.

6. Contracten met klanten/leveranciers: valkuilen

Een handdruk is geen contract. Een WhatsApp-bericht ook niet. Een ondertekend document wel.

Klantcontracten:

• Bij projecten > €5.000: altijd schriftelijk contract

• Bij maandelijkse diensten: overeenkomst met opzegtermijn

• Bij eenmalige diensten: offerte met ondertekening = akkoord

Wat erin moet:

• Wat lever je precies? (scope, deliverables)

• Tegen welke prijs? (vast bedrag of uurtarief)

• Wanneer? (deadline, tussentijdse mijlpalen)

• Wat als het niet lukt? (annuleringsvoorwaarden, boeteclausule)

Leverancierscontracten:

• Lees wat je tekent (ja, echt lezen)

• Check: opzegtermijn, automatische verlenging, prijsstijgingen

• Check: aansprakelijkheid bij non-levering

Voorbeeld: starter tekent contract met leverancier voor websoftware. Kleine lettertjes: "Contract verlengd automatisch voor 3 jaar." Na 2 maanden wil starter ander systeem. Leverancier: "Je zit vast tot 2027." Starter betaalt €4.000 voor software die hij niet gebruikt.

Lees contracten ALTIJD voor je tekent. Check de opzegtermijn (max 1 jaar is aanvaardbaar) en vraag expliciet: "Kan ik tussentijds opzeggen?" Het antwoord moet "ja" zijn.

7. Intellectuele eigendom beschermen: merk, logo, website

Je bedenkt een briljante naam. Je laat een logo ontwerpen. Je bouwt een website. En dan... krijg je een aangetekende brief van een advocaat: "U schendt ons merk."

Wat je moet beschermen:

• Merknaam: registreer bij BOIP (Benelux) of EUIPO (EU)

• Logo: automatisch beschermd als "auteursrecht" (geen registratie nodig)

• Website content: ook automatisch beschermd

• Domeinnaam: check of niemand anders dezelfde naam claimt

Kosten:

• BOIP (Benelux): €240 voor 10 jaar

• EUIPO (EU): €850 voor 10 jaar

Voorbeeld: starter kiest naam "FreshBites" voor zijn foodbedrijf. Investeert €10.000 in branding, website, social media. Na 6 maanden: brief van advocaat. Er bestaat al een "FreshBites" in voedingssector, geregistreerd merk. Starter moet alles hernoemen. Verlies: €10.000 + 6 maanden werk.

Check VOOR je investeert: zoek je naam op BOIP.int. Registreer je merk als je investeert in branding (website, visitekaartjes, logo). Kost €240, bespaart je €10.000. Registreer ook varianten van je domeinnaam (.be, .com, .eu) om te vermijden dat iemand anders ze claimt.

Conclusie: juridische basis = rust in je hoofd

Dit lijkt veel. Dat is het ook.

Maar elk punt hierboven kost je 2 uur nu, en bespaart je €5.000+ later. Geen starter heeft ooit gezegd: "Ah, ik had die verzekering beter niet afgesloten." Wel hoor ik elke week: "Had ik dat maar geweten."

Je to-do list voor volgende week:

1. Kies je rechtsvorm (eenmanszaak of vennootschap)

2. Registreer BTW als je gaat investeren

3. Sluit aan bij sociaal verzekeringsfonds

4. Regel minimaal: BA, rechtsbijstand, inkomensverzekering

5. Laat algemene voorwaarden opstellen

6. Check contracten voor je tekent

7. Registreer je merknaam

Liever alles in één keer bespreken?

Op onze starterstweedaagse pakken we dit allemaal aan. Van rechtsvorm tot BTW, van contracten tot verzekeringen. Twee dagen, met alles op papier, klaar om te starten.

Volgende sessie: 24-25 november 2025, Hasselt

Prijs: €595 excl. btw (of €795 met persoonlijke 1-op-1 begeleiding)

Over de auteur: Jan Mechels geeft les over financieel en strategisch ondernemen bij Syntra, hogescholen en volwassenenonderwijs. Via Mechels&Ko helpt hij starters en ondernemers met financiële strategie, cashflow en groei. Geen theorie, wel praktijk.

Vragen? Stuur een mailtje naar hallo@mechelsenko.be